Het Kantoor - Websweb

In het virtueel kantoor kunnen verschillende afdelingen ondergebracht worden zoals: receptie, aankoop, verkoop, voorraadbeheer, boekhouding, facturatie,... Elke afdeling heeft zijn eigen taken. Via een rotatiesysteem kunnen leerlingen van afdeling verwisselen zodat de leerlingen in contact komen met alle administratieve documenten en handelingen die in een bedrijf voorhanden zijn.

In het virtueel kantoor functioneren de leerlingen als werknemer en neemt de leerkracht de rol aan van werkgever.

Tijdens het uitoefenen van het simulatiekantoor kunnen er heel wat doelen (zowel testbare als niet-testbare doelen) vooropgesteld worden.

Verschillende_afdelingen

Werk(g)(n)emer
Doelen

Tastbare doelen

Niet tastbare doelen

Verschillende afdelingen
Het kantoor werkt met verschillende afdelingen, net zoals in realiteit. Het gaat van een onthaalfunctie tot boekhouder.
Onderstaand vindt u een overzicht van 6 afdelingen die toegepast kunnen worden in het bedrijfje. Het is enkel bedoeld als voorbeeld, er kunnen andere afdelingen toegevoegd worden ( ICT, PR, ... ) naargelang de behoeften.

Receptie

Onthaal
Ontvangen van bezoekers, rondleidingen verzorgen in het bedrijf, dirigeren van bezoekers naar de correcte afdeling.
Postbehandeling
De uitgaande post van de verschillende afdelingen wordt verzameld, ingeschreven en verstuurd. De inkomende post wordt geopend, ingeschreven en aan de betreffende afdeling bezorgd.
Telefoon, fax en e-mail
De telefoon wordt doorgegeven aan de betreffende afdeling, evenals fax en e-mail.
Algemene briefwisseling
De receptionist kan opdrachten krijgen van de andere afdelingen om brieven op te stellen.
Registratie van de aanwezigheden
De receptionist houdt de aanwezigheden van de werknemers bij.

Top

Verkoop

Start van het orderdossier
Nakijken van de ingekomen orders (deze kunnen binnenkomen via post, telefoon, fax of e-mail). Bij enige twijfel wordt contact opgenomen met de betreffende klant.
Orderregister
Via het bijhouden van een orderregister verkrijgt elk dossier een uniek ordernummer.
Klantenkaarten
Op de afdeling verkoop worden de klantenkaarten bijgehouden. Dit om een duidelijk overzicht te behouden op de bestellingen van de individuele klant (toekennen van kortingen, ...)
Orderbevestiging/pro forma
De afdeling verkoop verzorgt het opstellen en versturen van de orderbevestiging of pro forma.
Magazijnopdrachtenbon
De verkoop geeft het magazijn (= voorraadbeheer) een opdracht tot levering van goederen.
Contacten onderhouden met klanten
Het bestelgedrag van de klanten wordt geanalyseerd en opgevolgd. Indien nodig zal men contact opnemen met een klant.

Top

Voorraadbeheer

Ontvangen van goederen
De goederen die geleverd worden door onze leveranciers, worden ontvangen en in de stock verwerkt.
Contacten onderhouden met de afdeling aankoop
De ontvangen pakbon en CMR worden doorgegeven aan de afdeling aankoop zodat deze afdeling het dossier kan vervolledigen en nakijken.
Stock opvolgen
De stock wordt opgevolgd door de magazijnier. Indien bv. blijkt dat er altijd te weinig in voorraad is, kan de minimum voorraad herbekeken worden.
Verzenden van de goederen
Daar de afdeling verkoop een opdracht tot levering heeft uitgevaardigd, worden de goederen in stock ook geleverd.
Leveringsbon en vrachtbrief (CMR)
De magazijnbediende maakt een leveringsbon (= verzendingsnota of pakbon) en een vrachtbrief (=CMR) op.
Contacten onderhouden met de afdeling verkoop
De afdeling voorraadbeheer staat in nauw contact met de afdeling verkoop. Als er zaken niet geleverd kunnen worden, moet verkoop hiervan op de hoogte gebracht worden.
Verwerken van backorders
Als er enkele artikels van een bestelling niet in voorraad zijn, moet er een backorder (= nalevering) opgesteld worden.
Contacten onderhouden met de transportfirma
Daar de kwaliteit van de geleverde goederen rechtstreeks in verband staat met de kwaliteit van het transport, is het noodzakelijk dat deze transporteur ook opgevolgd wordt.

Top

Facturatie

Factuurregister
Via het factuurregister krijgt elk dossier zijn overeenkomstig uniek factuurnummer.
Factuurberekening
Afhangende van de richting en sterkte van de doelgroep wordt er rekening gehouden met handelskorting, financiële korting, teruggenomen verpakking, ...
Opstellen van de factuur
De factuur wordt door de werknemer op deze afdeling opgesteld en verstuurd.
Creditnota
Indien er fouten in de factuur staan, worden creditnota's opgesteld.
Contacten onderhouden met de boekhouding
Een kopie van de factuur wordt doorgegeven aan de afdeling boekhouding die deze in de boekhouding verwerkt. Op het moment dat bij de boekhouding de betaling van de factuur arriveert, wordt dit gesignaleerd aan de afdeling facturatie.
Archiveren
De afdeling facturatie zorgt voor een ordelijk klassement van alle orderdossiers. Er wordt gebruik gemaakt van een dynamisch en een statisch archief.

Top

Boekhouding

Commerciële verrichtingen
Aan- en verkoopfacturen, evenals creditnota's, worden verwerkt.
Financiële verrichtingen
De bankrekeninguittreksels van de verschillende financiële instellingen worden verwerkt.
Diverse verrichtingen
Zaken als huur, telefoon, verwarming, afschrijvingen, ... zijn mogelijk.
Verwerken van loon
De lonen worden geboekt en uitbetaald (RSZ, ...)
Maanbrieven opmaken
Bij het uitblijven van de betaling van een verkoopfactuur stelt de boekhouding een maanbrief op.
Betalingen uitvoeren
De boekhouding geeft opdracht tot betaling van een bepaald bedrag aan een leverancier.

Top

Aankoop

Offertes vragen
De eerste taak van de aankoopbediende, is het vragen naar offertes van de betreffende leveranciers. Hier wordt beslist bij welke leverancier men een bepaald product gaat aankopen.
Analyse van de besteladvieslijst
Aan de hand van een besteladvieslijst wordt een bestelling opgemaakt.
Overzicht bestellingen
Aan de hand van een bestelregister krijgt elk besteldossier een uniek nummer.
Opstellen van de bestelbrief
De werknemer op de afdeling aankoop stelt de bestelbrief op, rekening houdend met eventuele kortingen, leveringstermijnen, speciale acties van leveranciers, ...
Nakijken van de orderbevestiging
De ontvangen orderbevestiging wordt nagekeken en bij fouten wordt zo snel mogelijk contact gezocht met de leverancier.
Nakijken van de levering
De ontvangen pakbon en CMR worden nagekeken en bij fouten wordt zo snel mogelijk contact gezocht met de leverancier.
Nakijken van de factuur
De ontvangen factuur wordt nagekeken en bij fouten wordt zo snel mogelijk contact gezocht met de leverancier. De correcte factuur wordt doorgegeven aan de afdeling boekhouding die deze verwerkt. Na betaling van de factuur wordt er een seintje gegeven aan de afdeling aankoop.
Archiveren
De afdeling aankoop zorgt voor het klassement van de besteldossiers. Er wordt gewerkt met een dynamisch en een statisch archief.

Top

Werk(g)(n)emer

De leerling fungeert als werknemer van het virtuele kantoor. Hij/zij vervult de taken van een werknemer in een middelgrote handelsonderneming. In eerste instantie gaan zij de taken aanleren die op de verschillende afdelingen nodig zijn om het bedrijf te laten functioneren. Naar mate de praktische kennis verwerkt wordt, moet een werknemer andere competenties laten gelden, onder andere samenwerken, initiatief nemen, probleemoplossend werken, communiceren, ...

De leerkracht is de werkgever van het bedrijf. Zijn/haar taak bestaat erin de werknemers te begeleiden (in eerste instantie). Eens het bedrijfje goed en wel van start is, moeten de werknemers (leerlingen) zelfstandig hun taken afhandelen (met toezicht van de bedrijfsleider). De bedrijfsleider evolueert naar een coach op de werkvloer.
Top

Testbare en niet testbare doelen

Onderstaand vindt u enkele voorbeelden van testbare en niet testbare doelen die kunnen bereikt worden tijdens de werking met het virtuele kantoor. Dit wil niet zeggen dat je de onderstaande doelstellingen (die slechts bedoeld zijn als voorbeelden) allemaal moet bereiken binnen het virtuele kantoor, of dat deze de enige zijn die bereikt kunnen worden. Daar elk kantoor op maat van de leerkracht en leerling wordt ingericht, zullen de doelstellingen ook van klas tot klas verschillen.

Testbare doelen

De leerlingen moeten op een correcte wijze een magazijnopdrachtenbon, orderbevestiging, klantenkaart, vrachtbrief, pakbon, backorder, factuur, creditnota, inkoopkaart, bank- en giroafschrift kunnen gebruiken, berekenen en invullen.
De leerlingen moeten op een juiste wijze de verschillende bestanden en registers kunnen aanvullen, interpreteren en klasseren.
De leerlingen moeten op een correcte manier een maandelijkse afsluiting van de verschillende afdelingen kunnen maken.
De leerlingen moeten op een goed voorbereide en degelijke manier verslag uitbrengen naar de bedrijfsleiding toe.
De leerlingen moeten telefoon, fax en e-mail kunnen hanteren.
De leerlingen moeten brief, fax en memo op een professionele manier kunnen opstellen.
De leerlingen moeten op een minutieuze wijze ingaande en uitgaande post inschrijven en respectievelijk verdelen of versturen.
De leerlingen moeten een planning op een professionele manier kunnen opmaken.
De leerlingen moeten een mailing kunnen ontwerpen en versturen.
De leerlingen moeten een kopieerapparaat kunnen gebruiken.
De leerlingen moeten een grootboekadministratie op een feilloze manier invullen, interpreteren en gebruiken.
De leerlingen moeten een periodieke afsluiting van een balans kunnen doorvoeren.
De leerlingen moeten een belastingaangifte kunnen verwezenlijken.
De leerlingen moeten op een beleefde en professionele manier een gesprek kunnen voeren met klanten, leveranciers, collega's en bedrijfsleiding.
De leerlingen moeten de respectievelijke documenten met pc kunnen invullen.
De leerlingen moeten een algemeen beeld kunnen schetsen van de verschillende opdrachten / posten in de administratieve organisatie van een bedrijf.
De leerlingen moeten de verbanden tussen de verschillende posten kunnen aangeven.
...

Top

Niet testbare doelen

De leerlingen moeten stressbestendig zijn.
De leerlingen moeten in groepsverband kunnen werken.
De leerlingen moeten assertief staan en initiatief vertonen ten opzichte van de taak die ze moeten volbrengen.
De leerlingen moeten een positieve en klantvriendelijke attitude hanteren in de omgang met derden.
De leerlingen moeten beleefd zijn (zowel bij interne als externe contacten).
De leerlingen moeten problemen op voorhand aanvoelen en anticiperen.
De leerlingen moeten een helpende hand kunnen uitsteken naar collega's in problemen.
De leerlingen moeten kunnen aanvoelen wanneer een klant met problemen zit waarmee hij blijkbaar niet terecht kan in hun bedrijf.
De leerlingen moeten prioriteiten kunnen leggen.
De leerlingen moeten een eigen mening vormen en tevens deze kunnen verdedigen tijdens vergaderingen.
De leerlingen moeten zich ook kunnen neerleggen bij beslissingen van de groep en/of directie.
De leerlingen moeten de nodige tact kunnen gebruiken.
De leerlingen moeten binnen het bedrijf 1 visie voor ogen hebben en zich daar ook naar schikken.
De leerlingen moeten zich kunnen wegcijferen ten voordele van de groep.
De leerlingen moeten een zeker organisatorisch inzicht verwerven.
De leerlingen moeten verantwoordelijkheidszin aankweken.
...
Top

VZW WEB

CeBeS Kantoorsimulatie

Markt 12 bus 13

B-2440 GEEL

tel: 014 56 27 14

fax: 014 59 14 01

e-mail: CeBeS@websweb.be