+ Verschillende afdelingen

Het kantoor werkt met verschillende afdelingen, net zoals in realiteit. Het gaat van een onthaalfunctie tot boekhouder.

Onderstaand vindt u een overzicht van 6 afdelingen die toegepast kunnen worden in het bedrijfje. Het is enkel bedoeld als voorbeeld, er kunnen andere afdelingen toegevoegd worden ( ICT, PR, ... ) naargelang de behoeften.

Receptie

Onthaal
Ontvangen van bezoekers, rondleidingen verzorgen in het bedrijf, dirigeren van bezoekers naar de correcte afdeling.

Postbehandeling
De uitgaande post van de verschillende afdelingen wordt verzameld, ingeschreven en verstuurd. De inkomende post wordt geopend, ingeschreven en aan de betreffende afdeling bezorgd.

Telefoon, fax en e-mail
De telefoon wordt doorgegeven aan de betreffende afdeling, evenals fax en e-mail.

Algemene briefwisseling
De receptionist kan opdrachten krijgen van de andere afdelingen om brieven op te stellen.

Registratie van de aanwezigheden
De receptionist houdt de aanwezigheden van de werknemers bij.

Verkoop

Start van het orderdossier
Nakijken van de ingekomen orders (deze kunnen binnenkomen via post, telefoon, fax of e-mail). Bij enige twijfel wordt contact opgenomen met de betreffende klant.

Orderregister
Via het bijhouden van een orderregister verkrijgt elk dossier een uniek ordernummer.

Klantenkaarten
Op de afdeling verkoop worden de klantenkaarten bijgehouden. Dit om een duidelijk overzicht te behouden op de bestellingen van de individuele klant (toekennen van kortingen, ...)

Orderbevestiging/pro forma
De afdeling verkoop verzorgt het opstellen en versturen van de orderbevestiging of pro forma.

Magazijnopdrachtenbon
De verkoop geeft het magazijn (= voorraadbeheer) een opdracht tot levering van goederen.

Contacten onderhouden met klanten
Het bestelgedrag van de klanten wordt geanalyseerd en opgevolgd. Indien nodig zal men contact opnemen met een klant.

Voorraadbeheer

Ontvangen van goederen
De goederen die geleverd worden door onze leveranciers, worden ontvangen en in de stock verwerkt.

Contacten onderhouden met de afdeling aankoop
De ontvangen pakbon en CMR worden doorgegeven aan de afdeling aankoop zodat deze afdeling het dossier kan vervolledigen en nakijken.

Stock opvolgen
De stock wordt opgevolgd door de magazijnier. Indien bv. blijkt dat er altijd te weinig in voorraad is, kan de minimum voorraad herbekeken worden.

Verzenden van de goederen
Daar de afdeling verkoop een opdracht tot levering heeft uitgevaardigd, worden de goederen in stock ook geleverd.

Leveringsbon en vrachtbrief (CMR)
De magazijnbediende maakt een leveringsbon (= verzendingsnota of pakbon) en een vrachtbrief (=CMR) op.

Contacten onderhouden met de afdeling verkoop
De afdeling voorraadbeheer staat in nauw contact met de afdeling verkoop. Als er zaken niet geleverd kunnen worden, moet verkoop hiervan op de hoogte gebracht worden.

Verwerken van backorders
Als er enkele artikels van een bestelling niet in voorraad zijn, moet er een backorder (= nalevering) opgesteld worden.

Contacten onderhouden met de transportfirma
Daar de kwaliteit van de geleverde goederen rechtstreeks in verband staat met de kwaliteit van het transport, is het noodzakelijk dat deze transporteur ook opgevolgd wordt.

Facturatie

Factuurregister
Via het factuurregister krijgt elk dossier zijn overeenkomstig uniek factuurnummer.

Factuurberekening
Afhangende van de richting en sterkte van de doelgroep wordt er rekening gehouden met handelskorting, financiële korting, teruggenomen verpakking, ...

Opstellen van de factuur
De factuur wordt door de werknemer op deze afdeling opgesteld en verstuurd.

Creditnota
Indien er fouten in de factuur staan, worden creditnota's opgesteld.

Contacten onderhouden met de boekhouding
Een kopie van de factuur wordt doorgegeven aan de afdeling boekhouding die deze in de boekhouding verwerkt. Op het moment dat bij de boekhouding de betaling van de factuur arriveert, wordt dit gesignaleerd aan de afdeling facturatie.

Archiveren
De afdeling facturatie zorgt voor een ordelijk klassement van alle orderdossiers. Er wordt gebruik gemaakt van een dynamisch en een statisch archief.

Boekhouding

Commerciële verrichtingen
Aan- en verkoopfacturen, evenals creditnota's, worden verwerkt.

Financiële verrichtingen
De bankrekeninguittreksels van de verschillende financiële instellingen worden verwerkt.

Diverse verrichtingen
Zaken als huur, telefoon, verwarming, afschrijvingen, ... zijn mogelijk.

Verwerken van loon
De lonen worden geboekt en uitbetaald (RSZ, ...)

Maanbrieven opmaken
Bij het uitblijven van de betaling van een verkoopfactuur stelt de boekhouding een maanbrief op.

Betalingen uitvoeren
De boekhouding geeft opdracht tot betaling van een bepaald bedrag aan een leverancier.

Aankoop

Offertes vragen
De eerste taak van de aankoopbediende, is het vragen naar offertes van de betreffende leveranciers. Hier wordt beslist bij welke leverancier men een bepaald product gaat aankopen.

Analyse van de besteladvieslijst
Aan de hand van een besteladvieslijst wordt een bestelling opgemaakt.

Overzicht bestellingen
Aan de hand van een bestelregister krijgt elk besteldossier een uniek nummer.

Opstellen van de bestelbrief
De werknemer op de afdeling aankoop stelt de bestelbrief op, rekening houdend met eventuele kortingen, leveringstermijnen, speciale acties van leveranciers, ...

Nakijken van de orderbevestiging
De ontvangen orderbevestiging wordt nagekeken en bij fouten wordt zo snel mogelijk contact gezocht met de leverancier.

Nakijken van de levering
De ontvangen pakbon en CMR worden nagekeken en bij fouten wordt zo snel mogelijk contact gezocht met de leverancier.

Nakijken van de factuur
De ontvangen factuur wordt nagekeken en bij fouten wordt zo snel mogelijk contact gezocht met de leverancier. De correcte factuur wordt doorgegeven aan de afdeling boekhouding die deze verwerkt. Na betaling van de factuur wordt er een seintje gegeven aan de afdeling aankoop.

Archiveren
De afdeling aankoop zorgt voor het klassement van de besteldossiers. Er wordt gewerkt met een dynamisch en een statisch archief.